Abrechnungsnummer
Definition und Konzepte
Eine Abrechnungsnummer ist eine bestimmte Information, die im Abrechnungssystem eines Unternehmens verwendet wird. Die Nummer ermöglicht einem Unternehmen, Mitarbeiter anhand der Nummer und nicht anhand eines Namens oder einer anderen Kennung zu verfolgen. Normalerweise handelt es sich dabei um eine interne Information, die das Unternehmen mithilfe seiner Abrechnungssoftware erstellt. Das Unternehmen kann eine eigene Kombination aus Buchstaben und Zahlen erstellen oder zulassen, dass die Software selbst Zahlen erstellt. Bei der Erstellung einer Nummer sollten Zahlen enthalten sein, die es dem Unternehmen ermöglichen, die Mitarbeiter allein anhand der Nummer zu unterscheiden.Die meisten Abrechnungsdienstleistungen oder Software ermöglichen es einem Unternehmen, für jeden Mitarbeiter eine eigene Abrechnungsnummer zu erstellen. Aufgrund dieser Flexibilität sollte ein Unternehmen die Verwendung eines beschreibenden Präfixes für jede Mitarbeitergruppe in Betracht ziehen. Eine Option ist zum Beispiel die Verwendung von drei Ziffern oder Buchstaben zur Definition der Abteilung. Die Buchstaben ACC oder Zahlen 200 können die Buchhaltungsabteilung darstellen; PRO oder 300 kann die Produktionsabteilung sein. In diesen Kategorien können auch Untergruppen existieren, wenn sich das Unternehmen für die Verwendung einer Nummer entscheidet.
Sobald sich ein Unternehmen für das Abrechnungsnummernpräfix entschieden hat, fallen die restlichen Nummern normalerweise in der richtigen Reihenfolge. Beispielsweise könnte ACC00001 der Ausgangspunkt für Abrechnungsnummern in der Buchhaltung sein. Die zweite Hälfte der Nummer kann so viele Ziffern enthalten, wie für alle Mitarbeiter in der Abteilung erforderlich sind. Jede Nummer für alle Abteilungen hat normalerweise die gleiche Kombination aus Buchstaben und Zahlen. Die gleiche Kombinationsgröße ist notwendig, um das Abrechnungssystem nicht zu verwirren.
Die Personalabteilung ist häufig für die Erstellung dieser Nummer verantwortlich. In einigen Fällen muss die Personalabteilung beim Zuweisen von Nummern die Genehmigung des Inhabers oder der Geschäftsleitung benötigen. Dies ermöglicht Eigentümern und Führungskräften, die Informationen, die in der Abrechnung enthalten sind, mitbestimmen zu können. Das obere Management kann auch Informationen darüber erhalten, wie Nummern im Unternehmen erstellt oder verwendet werden. Eine Genehmigung kann auch erforderlich sein, wenn das Unternehmen eine neue Abteilung im Abrechnungssystem einrichtet.
Ein Unternehmen, das einen Payroll-Outsourcing-Service verwendet, muss möglicherweise keine Payroll-Nummer erstellen. Das auslagernde Unternehmen wird dies auf der Grundlage seines Abrechnungssystems selbst vornehmen. Unternehmen geben einfach eine Abrechnungsnummer ein, die der Abrechnungsnummer des auslagernden Unternehmens entspricht. Der Gehaltsabrechnungsdienst erledigt den Großteil der Abrechnungsaufgaben und gibt ihnen die Möglichkeit und die Freiheit, Abrechnungsnummern zu erstellen. Für alle Korrespondenz und Informationen, die sich auf einen Mitarbeiter beziehen, ist normalerweise die Verwendung dieser Nummer erforderlich.