Mailstream
Definition und Konzepte
Der Mailstream ist die Summe von Dokumenten, Paketen und elektronischer Korrespondenz, die sich durch ein Unternehmen oder von zu Hause aus bewegt. Der Begriff wird in der Unternehmenswelt häufiger verwendet, normalerweise im Zusammenhang mit dem Umgang mit dem großen Mailstream, der mit einem großen Unternehmen verbunden ist. Mehrere Unternehmen sind auf Mailstream-Dienste spezialisiert und bieten Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz in jedem Schritt des Mailing-Prozesses. Für Unternehmen, die auf Marketing spezialisiert sind, ist die Schaffung eines straffen Mailingsystems von entscheidender Bedeutung.Neben der Mail selbst umfasst der Mailstream die Schritte auf dem Weg. Die Erstellung von Dokumenten, die Bearbeitung von E-Mails, die Ablage, Verarbeitung und alle anderen mit dem Mailstream zusammenhängenden Aufgaben sind darin enthalten. Vom Erstellen eines Dokuments bis zum Verlassen des Unternehmens wird es in den Mailstream aufgenommen. Auf der anderen Seite der Gleichung, sobald eine Korrespondenz in das Unternehmen eintritt, wird sie auch Teil des Mailstreams, bis sie ordnungsgemäß verarbeitet wird.
Rechnungen, Pakete, persönliche Korrespondenz, Marketingmaterialien und digitale Dokumente gehören zum Mailstream. Während Einzelpersonen normalerweise in der Lage sind, ihre E-Mails alleine zu verwalten, muss ein Unternehmen normalerweise ein System implementieren. Die meisten Unternehmen verschicken täglich große Mengen an Material und leiten unternehmensweite Post durch eine zentrale Poststelle. Zu den Maßnahmen, die zur Vereinfachung eines E-Mail-Streams ergriffen werden, gehören die Verwendung standardisierter Umschläge, das Sortieren der E-Mails vor dem Versand, so dass ein Unternehmen Massenversandpreise erhalten kann, und die E-Mail mit Computerprogrammen verwaltet. Eingehende Post wird von Mitarbeitern der Poststelle bearbeitet und zugestellt.
Im Bereich der elektronischen Kommunikation verwenden viele Unternehmen leistungsstarke Filter- und Sortierdienste, um die E-Mail zu organisieren, bevor diese das Ziel erreicht. Normalerweise filtern diese Programme Viren und unerwünschtes Material, bevor sichergestellt wird, dass die digitale Kommunikation die richtige Person erreicht. Viele Unternehmen nutzen den digitalen Mailstream auch für das Versenden von Werbe-E-Mails an Kunden, da Direktmarketing mit digitalen Medien wesentlich kostengünstiger ist als physische Direktwerbung .
Durch das Aufzeichnen guter Aufzeichnungen eines Mailstreams kann ein Unternehmen bessere Kunden- und Kundendienste anbieten. Die meisten Unternehmen haben auch Schwierigkeiten, die digitale und physische Kommunikation zu synchronisieren. Digitale Korrespondenz hat eine viel kürzere Verzögerungszeit als physische. Für Kunden kann es irritierend oder ärgerlich sein, wenn die Datensätze eines Unternehmens nicht auf dem neuesten Stand sind. In einem Unternehmen mit einem synchronisierten und organisierten Mailstream kann ein Unternehmensvertreter einen Kunden suchen und die gesamte Korrespondenz des Unternehmens mit ihm oder ihr nachverfolgen, wodurch die Kundeninteraktionen wesentlich einfacher werden.