Projektvorschlag
Definition und Konzepte
Projektvorschläge sind Dokumente, die einen Aktionsplan vorlegen, die Gründe für die Notwendigkeit der Aktion erläutern und den Leser überzeugen, der Umsetzung der im Dokumententext empfohlenen Maßnahmen zuzustimmen und diese zu genehmigen. In vielen Fällen wird das Dokument als Antwort auf eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) eines aktuellen oder potenziellen Kunden erstellt. Ein Dokument dieser Art kann jedoch auch zu internen Zwecken erstellt werden, insbesondere wenn jemand innerhalb des Unternehmens eine Vorstellung davon hat, wie das Unternehmen profitabler oder effizienter gemacht werden kann, und zur Durchführung der Maßnahme eine Autorisierung und Unterstützung erforderlich ist.In jeder Situation wird ein Projektvorschlag klar strukturiert, damit die Leser einen logischen Gedankengang bis zum Schluss verfolgen können. Viele Mustervorschläge bieten eine grundlegende Richtlinie, die auch Neulingen beim Einstieg in das effektive Schreiben von Vorschlägen helfen kann. In den Richtlinien werden in der Regel fünf Hauptkomponenten oder Abschnitte eines Projektvorschlags aufgeführt: Einführung, Hintergrund, Strategie, Budgetierung oder Finanzierung und Ergebnis.
Mit dem einleitenden Abschnitt eines Projektvorschlags soll den Lesern erklärt werden, worum es sich bei dem Projekt handelt und warum es sich lohnt, sich die Zeit zu nehmen, um das Projekt überhaupt zu betrachten. Im Wesentlichen dient dieser Abschnitt dazu, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Präsentation der Daten sowie die zum Lesen erforderliche Zeit und den Nutzen und die Durchführbarkeit des Projekts selbst zu überprüfen. Die Einführung ist nicht der Ort, um die Grundlagen des Projekts vorzustellen, sondern um sein Potenzial zu demonstrieren und genügend Interesse zu wecken, um den Leser zu ermutigen, mehr darüber zu erfahren.
Der Hintergrund geht auf die grundlegenden Punkte der Einführung ein, wobei häufig spezifische Gründe angeführt werden, aus denen der Projektplan gut ist, basierend auf historischen Daten, Prognosen über zukünftige Bedürfnisse und Leistungen und den aktuellen Gegebenheiten des Unternehmens. Der Hintergrund hilft dabei, zu zeigen, wie das Projekt die durch vergangene Maßnahmen entstandenen Bedürfnisse befriedigen kann, während es zukünftige Bedürfnisse antizipiert und diese rechtzeitig anspricht. Im Hintergrund wird der Hintergrund im Wesentlichen feststehen, dass etwas getan werden muss, und den Weg ebnen, um zu lernen, wie etwas erreicht werden kann.
Mit dem Strategieteil des Projektvorschlags sollen alle Verfahren beschrieben werden, die für den Erfolg des Projekts erforderlich sind. Häufig hilft die Strategie, kurzfristige und langfristige Ziele für das Projekt festzulegen, erläutert, wie jeder Schritt systematisch durchgeführt wird und welche Art von Rendite von den Anstrengungen erwartet werden kann. Hier beginnt der Leser, sich ein Bild davon zu machen, wie wichtig das Projekt ist und welche Potenziale es dem Unternehmen ermöglichen, die verfügbaren Ressourcen besser zu nutzen und sich für die Zukunft zu positionieren.
Der Budgetbereich zeigt, was die meisten Entscheidungsträger vor der Genehmigung eines Projekts wissen müssen: Welche Kosten entstehen bei der Umsetzung des Projektvorschlags? In diesem Abschnitt muss das Detail durch Fakten und Zahlen ergänzt werden, die gut recherchiert sind und jeden nur erdenklichen Aspekt der Finanzierung abdecken, der erforderlich ist, um das Projekt im Laufe der Zeit zu starten und zu warten. Viele Vorschläge scheitern hier an mangelnden Details und belegenden Nachweisen für die enthaltenen Details.
Schließlich verweist der Projektvorschlag auf die Ergebnisse der Projektumsetzung. Dies ist der Abschnitt, in dem alle Vorteile klar dargelegt werden. Zu den Vorteilen zählen unter anderem die Senkung der Betriebskosten, die Steigerung des öffentlichen Profils des Unternehmens, die Steigerung der Verkaufszahlen oder die Steigerung der Gewinne aufgrund einer effizienteren Nutzung der verfügbaren Ressourcen. Wie bei den Budgetangaben ist es wichtig, dass jeder genannte Nutzen durch andere Daten unterstützt werden kann, um ernsthaft berücksichtigt zu werden.
Das Schreiben eines Vorschlags ist manchmal einfacher, wenn eine förmliche Ausschreibung vorliegt. In der Ausschreibung wird häufig die grundlegende Struktur des Vorschlags dargelegt, wertvolle Hinweise auf spezifische Informationen gegeben, die für den potenziellen Kunden von Interesse sind, und die Reihenfolge festgelegt, in der die Daten präsentiert werden. Wenn ein RFP bereitgestellt wird, müssen die Spezifikationen des Dokuments unbedingt eingehalten werden. Andernfalls wird der Vorschlag aufgehoben und einer der anderen Anbieter, der die Bestimmungen genauestens befolgt, erhält das Geschäft.