Schreiben Sie einen Geschäftsbrief
Konzept und Definitionen
Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, müssen Sie bestimmte Formate einhalten. Die Formate haben einige Unterschiede. Wenn Sie nicht an einem Briefkurs teilnehmen, messen die Leute möglicherweise nicht besonders den Abstand zwischen dem oberen Rand der Seite und Ihren Adressen sowie zwischen den aufgeführten Adressen und Ihrer Anrede. Der wichtigste Aspekt, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, ist es, Ihren Zweck - warum Sie den Brief schreiben - sehr klar zu machen. Trotzdem sollten Sie mit einem grundlegenden Format vertraut sein, bevor Sie sich Gedanken darüber machen, was und wie Sie schreiben werden.Wenn Sie ein Textverarbeitungsprogramm verwenden, überprüfen Sie Ihr Programm auf Geschäftsbriefvorlagen. Diese können Ihre Arbeit erleichtern, da sie die Ränder vorgeben und Sie in der Regel genau darüber informieren, wo Sie beispielsweise Adressen platzieren müssen. Wenn Sie keine solche Vorlage haben, können Sie Ihren Brief auf zwei Arten formatieren. Das erste heißt Blockformat und das zweite eingerückte Format. Sofern nicht anders angegeben, können Sie entweder das Format oder eine seiner Variationen verwenden. Der große Unterschied zwischen den beiden Formaten besteht darin, dass Absätze keine Einrückungen haben und der Text möglicherweise gerechtfertigt ist, so dass jede Zeile dieselbe Länge hat. Im eingerückten Format haben nicht alle Zeilen exakt die gleiche Länge, und der erste Satz jedes Absatzes wird um fünf Leerzeichen eingerückt.
Bei jedem Format gibt es kleine Abweichungen, daher zielt diese Erklärung auf eine Möglichkeit ab, einen Geschäftsbrief im Blockformat schnell zu schreiben, ohne Ihren Text zu rechtfertigen. Der Geschäftsbrief sollte folgende Ränder haben: 2,54 cm oben, unten, links und rechts. Überprüfen Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm, bevor Sie beginnen, und legen Sie diese Ränder ggf. fest. Die Schrift sollte 12 Punkte haben und Times New Roman ist die bevorzugte Wahl.
Wenn Sie einen Firmenbriefkopf eingeben, müssen Sie den Brief nicht mit Ihrer Adresse beginnen. Wenn Sie Standardpapier verwenden, sollten Sie am oberen Rand mit Ihrer Adresse beginnen. Es ist nicht notwendig, Ihren Namen mit Ihrer Adresse zu versehen. Geben Sie einfach Ihre Adresse an und wenn Sie möchten, Telefonnummer und E-Mail. Fügen Sie ein Datum direkt nach der Adresse hinzu. Sie können Ihre Adresse so einrasten, dass sie mit dem rechten Rand bündig ist, sie kann jedoch einfach am linken Rand beginnen, was einfacher ist.
Überspringen Sie eine Zeile und schreiben Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, deren Titel oder Firma und Adresse. Jeder Eintrag wie Name, Titel und Adresse sollte in einer separaten Zeile stehen. Stadt, Bundesland und Postleitzahl sollten die letzte Zeile bilden. Die folgende Bestellung wird für die Adresse benötigt: Firma, Person, Titel und Adresse. Überspringen Sie eine andere Zeile und beginnen Sie mit Ihrer Anrede. Das sollte formal sein. Wenn Sie an Ms. Smith schreiben, schreiben Sie Dear Ms. Smith: Verwenden Sie nach der Anrede einen Doppelpunkt anstelle eines Kommas.
Lassen Sie eine Zeile nach unten und beginnen Sie mit dem ersten Absatz. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Absicht des Schreibens in diesem ersten Absatz eindeutig angeben. Verwenden Sie nach Bedarf zusätzliche Absätze mit einem Leerzeichen, um Ihren Punkt zu erweitern oder Beispiele zu geben. Nachdem Sie die Absätze des Textes beendet haben, springen Sie eine Zeile nach unten und schreiben Sie "Sincerely", Ihre abschließende Bemerkung, und springen Sie dann etwa drei bis vier Zeilen nach unten, bevor Sie Ihren Namen und Ihren Titel eingeben. Vergessen Sie nicht, Ihren Namen vor dem Versand des Geschäftsbriefs mit schwarzer Tinte zwischen dem Abschluss und dem eingegebenen Namen zu unterzeichnen.
Das Ziel, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, ist es, Ihren Standpunkt effektiv zu vermitteln. Sie können nicht wirksam sein, wenn Ihr Brief fehlerhaft ist. Führen Sie nicht nur eine Rechtschreibprüfung durch, sondern überprüfen Sie auch Ihren Text auf etwaige Grammatikfehler, häufig verwirrte Wörter und Interpunktionsprobleme . Lesen Sie den Brief vor, um sich zu vergewissern, dass Sie Ihren Standpunkt klar darlegen. Verwenden Sie eine einfache Sprache, vermeiden Sie jedoch Kontraktionen oder Slang. Ein gut geschriebener Geschäftsbrief, der direkt auf den Punkt kommt, ist sehr wichtig, insbesondere wenn Sie aus einem anderen Unternehmen schreiben. Ihre Fähigkeit, einen leicht verständlichen und fehlerfreien Geschäftsbrief zu verfassen, spiegelt die Professionalität Ihres Unternehmens wider.