Beschaffungspolitik
Konzept und Definitionen
Eine Beschaffungspolitik besteht einfach aus den Regeln und Vorschriften, die für die Steuerung des Erwerbs von Gütern und Dienstleistungen festgelegt sind, die eine Organisation benötigt, um effizient zu funktionieren. Der genaue Prozess wird versuchen, die mit dem Kauf dieser Waren und Dienstleistungen verbundenen Kosten zu minimieren, indem Strategien wie Mengeneinkauf, die Aufstellung einer Reihe von Anbietern und die Einrichtung von Nachbestellungsprotokollen verwendet werden, die dazu beitragen, die Lagerbestände niedrig zu halten, ohne die Funktion des Unternehmens zu beeinträchtigen Operation. Sowohl kleine und große Unternehmen als auch gemeinnützige Organisationen verwenden regelmäßig eine Art Beschaffungspolitik.Es gibt keinen richtigen Weg, eine Beschaffungspolitik festzulegen. Faktoren wie die Größe des Unternehmens, die Verfügbarkeit von Anbietern für die Lieferung notwendiger Waren und Dienstleistungen sowie der Cashflow und die Kreditwürdigkeit des Unternehmens beeinflussen häufig den Beschaffungsansatz. Die Größe des Unternehmens wird wahrscheinlich auch einen Einfluss auf die Gestaltung der Beschaffungspolitik haben, da ein kleines Unternehmen nicht in der Lage ist, die Mengenrabatte, die ein großes Unternehmen relativ leicht bewältigen kann, zu beherrschen. In gleicher Weise beeinflussen die Umstände und finanziellen Ziele des Unternehmens oder der Entität die Auswahl der Beschaffungssysteme. Bei einigen Systemen handelt es sich um einfache manuelle Prozesse, bei denen ältere Methoden verwendet werden, z. B. ein Flip-Card-System zur Nachverfolgung von Einkäufen, die Ausgabe von Artikeln an verschiedene Abteilungen und eine laufende Bestandsaufnahme
Inventar , das zur Planung zukünftiger Einkäufe verwendet wird. Heutzutage ermöglichen elektronische Systeme die automatische Nachverfolgung all dieser Funktionen, einschließlich der automatischen Generierung von Bestellanforderungen und Bestellungen, wenn der Stand eines bestimmten Inventargegenstands auf einem bestimmten Niveau liegt.
E-Procurement ist heutzutage eine übliche Art, Bestellungen aufzugeben und zu verfolgen. Lieferanten stellen Netzwerkverbindungen mit Kunden her, die es ermöglichen, mit allen vom Kunden verwendeten Beschaffungsprogrammen zu vernetzen und automatisch Bestellungen aufzugeben, wobei die Verbindung über das Internet hergestellt wird. Programme dieser Art ermöglichen es auch, die Auftragserfüllung, Liefertermine und die noch laufenden Beschaffungsaufträge schnell zu verfolgen.
Ob die Beschaffungspolitik die Errichtung von Bauwerken umfasst Beschaffungsverfahren oder regelt Käufe, die von einem Hersteller oder einer Wohltätigkeitsorganisation getätigt werden, eine solide Politik wird der Organisation zugute kommen, indem die Kosten in Einklang gebracht werden und klar definiert wird, wie Käufe getätigt werden. Wenn sich die Anforderungen der Entität ändern, besteht eine gute Chance, dass die Beschaffungspolitik an diese neuen Umstände angepasst wird. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Politik weiterhin im besten Interesse des Unternehmens oder der gemeinnützigen Organisation funktioniert und der Erwerbsprozess einfach und ordentlich bleibt.