Bestellnummer
Konzept und Definitionen
Eine Bestellnummer (Bestellnummer) ist ein alphanumerischer Code, der einer bestimmten Aufforderung zum Kauf zugeordnet wird. In den meisten Fällen werden Bestellnummern intern von Unternehmen verwendet, um ihre eigenen Einkäufe zu verfolgen. Einige Unternehmen weisen jedoch allen Verkäufen Codes zu und geben ihren Kunden Bestellnummern, damit die Kunden ihre Bestellungen verfolgen können. Diese Codes können in einem beliebigen alphanumerischen Format vorliegen, und viele Unternehmen verwenden bestimmte Buchstaben oder Zahlen, um bestimmte Dinge über die Bestellung anzuzeigen, wie z. B. was verkauft wird, den Ort, den Käufer und das Datum.Verwendung innerhalb von Unternehmen
In vielen Unternehmen wird eine Bestellnummer vergeben, nachdem ein Mitarbeiter oder eine Abteilung eine Bestellung für die Bestellung bestimmter Waren oder Dienstleistungen eingereicht hat. Die Anfrage wird in der Regel formell über ein sogenanntes Anforderungsformular an einen Einkäufer übermittelt. Wenn die Anfrage genehmigt wurde, wird eine Bestellung erstellt und eine Bestellnummer zugewiesen. Zu diesem Zeitpunkt wird die Bestellung bei einer anderen Firma aufgegeben, die häufig die Bestellnummer des Käufers zur Aufnahme in das Bestelldetail aufzeichnet.Da der Lieferant eine Versand- oder Verpackungsliste für die Bestellung des Kunden vorbereitet, wird die Bestellnummer normalerweise im Detail angegeben. Dies ermöglicht es dem Empfangsagenten des Käufers, die Menge und den Typ der gelieferten Waren zu überprüfen und zu bestätigen, dass die Sendung mit einer ordnungsgemäß autorisierten Bestellung verbunden ist. Die Bestellnummer erscheint auch auf der Rechnung und allen anderen Unterlagen, die der Verkäufer dem Kunden gibt. Aus dieser Perspektive beschleunigt die Bestellnummer die Zahlungsplanung an den Lieferanten und ermöglicht die Weiterleitung der Waren an die entsprechende Abteilung.
Die Bestellnummer ermöglicht es dem Unternehmen auch, die Kosten auf das Budget der Abteilung anzuwenden, die die Bestellung aufgegeben hat. Sie gibt der Kreditorenbuchhaltung auch die Bestätigung, dass die Ausgaben legitim sind. Die Zahlung kann dann an den Verkäufer geleistet werden.
Format
Die genaue Konstruktion und Länge einer Bestellnummer variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Viele Unternehmen, die an mehreren Standorten tätig sind, verwenden die ersten Zeichen des Codes, um den Ort zu identifizieren, an dem der Auftrag erteilt wurde, z. B. "CHI" zur Darstellung einer Einrichtung in Chicago. Die nächsten Zeichen können die spezifische Abteilung angeben, die die Bestellung aufgegeben hat, z. B. "RD" zur Darstellung der Forschungs- und Entwicklungsabteilung. Daher könnte die Bestellnummer für eine Bestellung, die von der Forschungs- und Entwicklungsabteilung eines Unternehmens in Chicago aufgegeben wurde, mit "CHIRD" beginnen, gefolgt von anderen alphanumerischen Zeichen, die weitere Informationen zur Bestellung enthalten.Unternehmen strukturieren ihre Bestellnummern in der Regel so, wie sie mit ihren internen Trackingsystemen am besten funktionieren. Einige verwenden auch Bindestriche oder Leerzeichen, was hilfreich sein kann, wenn nur bestimmte Zeichen innerhalb einer Bestellnummer für einen bestimmten Zweck gelesen werden müssen. In Anbetracht der Vielzahl von Längen und Formaten, die verwendet werden können, konfigurieren viele Anbieter die Felder in ihren Auftragsverfolgungsdatenbanken, um zu ermöglichen, dass eine beliebige Anzahl von Zeichen - sogar 30 oder mehr - in einer Bestellnummer verwendet werden kann.