Büroverwaltung
Konzept und Definitionen
Die Büroverwaltung ist der Prozess der Überwachung des täglichen Betriebs eines Büros. Die Aufgabe der Administration liegt in der Regel in der Verantwortung eines Büroadministrators oder Managers. Abhängig von der allgemeinen Betriebsstruktur der Organisation und der Komplexität der mit der Operation verbundenen Aufgaben im Allgemeinen können sich die Verantwortlichkeiten des Managers oder Administrators auf einige Kernaufgaben konzentrieren oder die Verwaltung einer Vielzahl von Funktionen umfassen.Eine der Kernaufgaben der Büroverwaltung ist das Management der mit dem Büro verbundenen Mitarbeiter. In der Regel sind Büroadministratoren für die Überwachung des Büropersonals verantwortlich und stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um die ihm übertragenen Aufgaben kompetent auszuführen. Administratoren fungieren auch als Fehlerbehebung, um Mitarbeiter zu unterstützen und zu unterstützen, wenn während der Ausführung einer zugewiesenen Aufgabe ungewöhnliche Situationen auftreten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Administratoren für periodische Mitarbeiterbewertungen verantwortlich sind, Gehaltserhöhungen empfehlen oder ihren Mitarbeitern Abhilfemaßnahmen oder Kreuzschulungen anbieten, um diese Mitarbeiter bei der Verbesserung ihrer Beziehungen zum Arbeitgeber zu unterstützen.
Neben der Verwaltung und Unterstützung der Mitarbeiter umfasst die Büroverwaltung auch die Gewährleistung, dass das Büro immer über die erforderlichen Ressourcen verfügt, um produktiv zu bleiben. Dies beinhaltet die Koordinierung der Reparaturen von fehlerhaft arbeitenden Bürogeräten oder die Vorbereitung und Übermittlung von Anträgen für neue Geräte, falls erforderlich. Büroadministratoren sind häufig mit der Aufgabe beauftragt, die Verwendung von Büromaterial wie Papier, Schreibgeräten, Druckerbändern und anderen Gegenständen, die ständig im Büro verwendet werden, zu verwalten. Der Büroadministrator ist bestrebt, das Büro stets innerhalb des zugewiesenen Budgets zu betreiben, und hat häufig einen Einfluss auf die Budgetplanung für kommende Abrechnungsperioden.
Je nach Umfang der Büroverwaltung kann ein Arbeitgeber verlangen, dass ein Administrator über einen mindestens zweijährigen Abschluss einer anerkannten Bildungseinrichtung verfügt, wobei dieser Abschluss in einem Bereich besteht, der mit der allgemeinen Funktion des Unternehmens zusammenhängt. In komplexeren Büroumgebungen muss ein Administrator möglicherweise einen vierjährigen Abschluss in einem geeigneten Studiengang haben. Viele Unternehmen ziehen es vor, von innen heraus zu werben, was bedeutet, dass jemand, der eine Beschäftigung im Einstiegsbereich antritt, möglicherweise die Ausbildung erhält, die erforderlich ist, um Teil der Büroverwaltung zu werden. Wenn dies der Fall ist, unterstützt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer normalerweise mit der Möglichkeit, seine Ausbildung zu verbessern, und zwar sowohl durch Unterstützung bei der Erlangung eines Hochschulabschlusses als auch durch ein Mentoring-Programm.