Beschaffungsverfahren
Konzept und Definitionen
Jede Organisation, die Waren oder Dienstleistungen einkauft, verfügt über standardisierte Beschaffungsverfahren. Diese Verfahren umfassen alle Aspekte des Beschaffungszyklus , einschließlich Auswahl des Lieferanten, Vertragsverhandlungen, Auftragserteilung und Zahlung. Alle Unternehmen verfügen über Beschaffungsverfahren, die zur Kontrolle der Ausgabenaktivitäten verwendet werden, sicherstellen, dass entsprechende Genehmigungen vorliegen, und das Risiko einer Überzahlung verringern. Die Einkaufs- oder Einkaufsaktivitäten umfassen alle Ausgabenaktivitäten, ausgenommen die Lohnbuchhaltung, und machen oft mehr als 50 Prozent aller Ausgaben aus.Die Hauptantriebskraft für die Entwicklung von Vergabeverfahren ist die Kontrolle aller Ausgaben. Die tatsächlich verwendeten Verfahren können geringfügig variieren, sind jedoch ähnlich. Ein entsprechender Genehmigungsprozess beinhaltet in der Regel eine Aufgabentrennung und die Einbeziehung von Führungskräften bei Transaktionen, die mehr kosten als ein bestimmter Preis. Ein weiteres Standard-Beschaffungsverfahren besteht darin, den Zugriff auf die Bestellformulare einzuschränken und eine unterschriebene Genehmigung eines anderen Managers als der Person zu verlangen , die die Waren verwendet. Diese Trennung von Warenempfänger und Genehmigung soll sicherstellen, dass ein leitender Angestellter die Bestellung kennt und bestätigen kann, dass die Materialien erforderlich sind und für den richtigen Zweck verwendet werden.
Ein weiteres gemeinsames Beschaffungsverfahren ist die Erstellung einer kurzen Liste von vorab genehmigten Lieferanten für bestimmte Waren. Anbieter werden in die Liste durch einen hinzugefügt Bieterprozess, der auf einer geplanten Basis durchgeführt wird. Dieser Prozess soll transparent sein und dem Unternehmen die Möglichkeit bieten, Preisnachlässe zu erhalten, Qualitätsstandards zu erfüllen und die rechtzeitige Lieferung zu gewährleisten. Die Risiken für ein Unternehmen ohne ordnungsgemäße Vergabeverfahren sind Überschreitungen, das Scheitern guten Wert und Einkauf zu erzielen Betrug . Viele Leute, die keine Schulung zum Thema Buchhaltung oder Beschaffung haben, lehnen die Schritte einer Kaufanfrage ab. Diese Prozesse sparen jedoch Zeit und Geld.
Andere gängige Beschaffungsverfahren umfassen das Festlegen von Schwellenwerten, die unterschiedliche Beschaffungsaktivitäten auslösen. Für Einkäufe, die mehr als einen bestimmten Betrag kosten, kann es beispielsweise erforderlich sein, dass eine Bestellung von zwei Managementebenen genehmigt wird. Für eine Bestellung zu einem viel höheren Preis kann es erforderlich sein, dass ein Angebot erstellt wird .
In einigen Fällen müssen Unternehmen möglicherweise ihre Kaufverträge verteidigen. Wenn ein Verkäufer, der an dem Ausschreibungsverfahren teilgenommen hat, der Meinung ist, dass ihm keine angemessene Gelegenheit zum Wettbewerb geboten wurde, kann eine Klage eingereicht werden. Das Vertragsrecht ist eine Quelle vieler rechtlicher Aktivitäten, und Unternehmen mit starken Beschaffungsverfahren sind am besten in der Lage, ihre Geschäftsentscheidungen zu verteidigen.