Lohn-und Gehaltsabrechnung
Definition und Konzepte
Der Begriff "Gehaltsabrechnung" umfasst jeden Mitarbeiter eines Unternehmens, der einen regulären Lohn oder eine andere Vergütung erhält. Einige Mitarbeiter können ein festes Gehalt erhalten, während andere für geleistete Arbeitsstunden oder die Anzahl der produzierten Artikel bezahlt werden. Alle diese verschiedenen Zahlungsmethoden werden von einem Abrechnungsspezialisten berechnet und die entsprechenden Gehaltsschecks werden ausgegeben. Unternehmen verwenden häufig objektive Messinstrumente, wie z. B. Zeitkarten oder Arbeitszeitnachweise, die von Vorgesetzten ausgefüllt werden, um den Gesamtbetrag der Entschädigung zu ermitteln, die in jeder Zahlungsperiode fällig wird.Nachdem ein Lohnbuchhalter die Stunden eines Mitarbeiters mit seinem Lohnsatz multipliziert, wird der Bruttoeinkommensbetrag in einen Rechner oder ein Computerprogramm eingegeben. Regelmäßige Abzüge wie Steuereinbehalte, Krankenversicherung, Gewerkschaftsbeiträge, Spenden für wohltätige Zwecke usw. werden dann kategorisiert und abgezogen. Der verbleibende Restbetrag wird dann in einen Scheck oder eine elektronische Einzahlung umgewandelt und wird für diesen Zeitraum zum Nettoentgelt des Arbeitnehmers. In den USA identifizieren die Gehaltsabrechnungsabteilungen Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch durch ein Bundesgesetzbuch und führen eine laufende Überprüfung der Gesamteinnahmen und Abzüge für das Geschäftsjahr durch.
Für Kleinunternehmer ist es oft eine ihrer obersten Prioritäten, ausreichend Bargeld für alle Mitarbeiter zu haben. Selbst wenn das Unternehmen selbst nicht rentabel geworden ist, müssen die Mitarbeiter für ihre Dienstleistungen trotzdem entschädigt werden. Aus diesem Grund bevorzugen viele kleinere Unternehmen, ihre Gehaltsverpflichtungen so niedrig wie möglich zu halten, bis sie eine bestimmte Rentabilität erreicht haben. Es ist nicht ungewöhnlich, dass kleine Unternehmer auf ihre eigenen Gehälter verzichten, um ihre Angestellten zu bezahlen.Die Einrichtung eines effektiven Abrechnungssystems ist für ausgebildete Buchhalter nicht besonders schwierig, kann jedoch sehr zeitaufwändig sein. Einige kleinere Unternehmen sind auf benutzerfreundliche Computersoftware angewiesen, um ein einfaches System mit Prüfdruckern und Dateispeicherung einzurichten. Größere Unternehmen können ausgebildete Buchhalter damit beauftragen, Lohnfragen als Teil ihrer Gesamtaufgaben zu behandeln. Unternehmen, die nicht über die Mittel verfügen, um ihre eigenen Systeme zu unterhalten, entscheiden sich häufig dafür, diese Aufgabe an externe Spezialisten zu vergeben.
Da Abrechnungsdatensätze auf objektiven Kriterien basieren, wie z. B. Zeitkarten und Steuerformularen des Bundes, können externe Buchhalter alle Berechnungen durchführen, alle Daten des laufenden Jahres speichern und die Entgelte rechtzeitig ausgeben. Die Arbeitgeber müssen diese Unternehmen lediglich über Änderungen der Gehaltssätze oder Abzüge der Mitarbeiter informieren.